A importância da organização dos processos dentro de uma empresa
Qualquer empresa é, no fundo, uma coleção de processos. Não importa o seu tamanho, escopo ou objetivo, qualquer negócio é uma série de diversos processos em andamento que agem em conjunto para cumprir os objetivos centrais da organização. Por isso, é extremamente importante ter uma organização bem definida desses processos. Vamos ver os motivos e a importância da organização dos processos.
Qual o objetivo da organização de processos?
Existem diversos tipos de processos dentro de qualquer empresa. Seja para o seu funcionamento interno, como o pagamento de contas e a contratação de novos funcionários, quanto para o ambiente externo, como o processo de fabricação e venda de um produto ou a prestação de um serviço.
Sendo assim, organizar os processos significa gerenciar de maneira bem eficiente as tarefas tanto do dia a dia, quanto em longo prazo. Todas essas ações têm o objetivo de agregar algum valor à produção e à empresa como um todo. Por isso, se perder em qualquer um deles pode gerar uma bola de neve, da qual pode ser muito difícil se recuperar.
Por exemplo, uma empresa que fabrica um certo produto precisa organizar os processos de entrada de matéria prima, da produção em si e de saída. Um erro na gestão de entrada pode significar um atraso na produção e dificuldades na saída, gerando um problema que chegou ao cliente final.
Esse tipo de situação pode ocorrer em qualquer aspecto da cadeia empresarial. E, além disso, ter processos bem organizados e detalhados ajuda a eliminar redundâncias ou processos que não estejam totalmente alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Por conta disso, é tão importante organizar os processos.
Como fazer essa organização?
Para não se perder mediante os inúmeros processos de qualquer empresa, existem algumas técnicas que podem ser muito úteis. A primeira delas é fazer um levantamento dos processos. Isso é importante, pois para organizá-los é preciso conhecê-los muito bem.
Conheça os seus participantes, as ações que fazem e o fluxo de trabalho. O que é feito, quando é feito. Ter um canal de comunicação com quem faz a tarefa é extremamente importante para que o gestor dê ordens de forma alinhada com o que é feito na prática.
O passo anterior permite a possibilidade de conseguir identificar onde existem “engarrafamentos”, ou seja, os locais em que existe uma desaceleração dos processos. Sendo assim, é possível empregar medidas para aumentar a eficiência do negócio. Os processos podem e devem ser alterados para sempre serem melhores, mas é preciso ter cuidado e tomar essa atitude com o máximo de informação.
Por fim, deixar os processos documentados da maneira mais clara possível é uma forma de facilitar o trabalho de todos os membros da organização. Cada setor precisa saber como fazer a sua tarefa de forma exemplar, e como ela faz parte do todo. Um processo bem documentado facilita a vida de novos funcionários que podem começar a trabalhar mais facilmente.
Mas esse não é o fim do trabalho. O monitoramento dos processos é uma preocupação constante, já que tanto mudanças no mercado, como na própria empresa, podem significar a necessidade de uma reorganização.
Por isso, para ter uma ajuda especializada no andamento dos processos da sua empresa, confira nossas soluções no site da Imagem Consultoria. Temos consultoria empresarial, financeira, consultoria em vendas e outras, que podem ser a solução ideal para a sua empresa, confira!